Politique de confidentialité

Dernière mise à jour de la présente politique : 6 octobre 2023

Nous reconnaissons notre obligation de gérer vos données de manière responsable. Nous ne vendons pas et ne vendrons pas vos données à des tiers.

Cette politique s’applique à l’utilisation du site Web https://www.compagniestcharles.ca. Veuillez la lire attentivement afin de comprendre à quel moment vous nous fournissez vos données et comment nous les utilisons. En utilisant notre site Web, vous acceptez l’utilisation de vos informations personnelles telle que décrite dans la présente Politique.

Formulaires

Nous collectons certaines informations personnelles par le biais des formulaires présents sur le site Web. Les renseignements partagés par ces formulaires sont stockés dans notre base de données pour une période de 6 mois. Ces données nous sont également transmises par courriel afin d’effectuer un suivi avec vous. Vous pouvez demander à ce que ces données vous soient transmises et/ou qu’elles soient supprimées (consultez la section “Les droits que vous avez sur vos données” ci-dessous pour plus de détails).

Témoins

Si vous vous rendez sur la page de connexion, un témoin temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les témoins. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de témoins pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un témoin de connexion est de deux jours, celle d’un témoin d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre témoin de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le témoin de connexion sera effacé.

Certains témoins sont utilisés pour comprendre comment les visiteuses et visiteurs interagissent avec le site Internet. Ces témoins aident à fournir des informations sur des mesures telles que le nombre de personnes qui visitent le site, le taux de rebond, la source de trafic, etc. Ces témoins sont collectés par des compagnies telles Google Analytics, Facebook et Twitter. Vous avez la possibilité de refuser leur utilisation dans la bande d’acceptation des témoins s’affichant dans le bas de notre site lors de votre première visite.

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des témoins, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Sécurité

Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :

• Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
• Gestion des accès – personne autorisée
• Logiciel de surveillance du réseau
• Sauvegarde informatique
• Identifiant / mot de passe
• Pare-feu (Firewalls)

Utilisation et transmission de vos données personnelles

Si vous demandez une réinitialisation de votre mot de passe, votre adresse IP sera incluse dans l’e-mail de réinitialisation.

Durées de stockage de vos données

Pour les comptes qui s’inscrivent sur notre site (le cas échéant), nous stockons également les données personnelles indiquées dans leur profil. Tous les comptes peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur identifiant). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

Les données que vous entrez dans nos formulaires sont conservées pour une durée de 6 mois.

Les droits que vous avez sur vos données

Si vous avez un compte ou si vous avez laissé des commentaires sur le site, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.

Où vos données sont envoyées

Les commentaires des visiteurs peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.

Les données fournies par le biais de nos formulaires sont stockées sur notre serveur située physiquement dans la grande région de Montréal.

Protection des renseignements personnels

Préambule

En tant que détenteurs de renseignements personnels, nous devons assumer la responsabilité de protéger la vie privée des personnes concernées et de respecter les lois et règlementations applicables en matière de protection des données. Cette politique se base majoritairement sur les modifications apportées à la loi 25.

Objectifs

Cette politique constitue un outil essentiel pour la régulation du traitement et de la protection des données confidentielles au sein de notre organisation.

Champ d’application

Cette politique s’adresse à l’ensemble de notre clientèle

De plus, cette politique est applicable aux renseignements personnels recueillis, détenus, conservés, communiqués et utilisés par l’organisation.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par la Compagnie St-Charles nous sont fournis directement par vous, clients de la Compagnie St-Charles, verbalement ou par la complétion de champs vides sur différentes pages Web ou sur différents formulaires (cette liste n’est pas exhaustive):

• Logiciel de gestion des cimetières Pérennia

• Formulaire de désignation d’un nouveau cessionnaire

• Formulaire d’adhésion au débit préautorisé (DPA) et au paiement préautorisé

Consentement

La collecte de certains renseignements personnels est soumise à des consentements spécifiques. L’entreprise s’engager à n’utiliser que les renseignements personnels nécessaires et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dans l’éventualité où la Compagnie St-Charles voudrait utiliser vos renseignements personnels, pour une autre fin que celle décrite dans la Politique, nous devrons obtenir votre consentement préalablement.

Si vous décidez de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou au partage de vos renseignements personnels, l’organisation vous transmettra l’information pertinente vous expliquant les conséquences de ce retrait. Notez toutefois que si vous refusez que la Compagnie St-Charles recueille certains renseignements personnels essentiels (telle que vos coordonnées), nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services demandés.

Accès à vos renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par l’entreprise sont accessibles à nos employés ou partenaires qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les employés ou nos partenaires doivent en tout temps en assurer la confidentialité et doivent suivre régulièrement des formations et des activités de sensibilisation en matière de sécurité et de protections des renseignements personnels.

 Collecte des renseignements personnels

Le concept de renseignement personnel renvoie à tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Voici une liste non exhaustive des renseignements personnels qui peuvent être récoltés :

• Prénom et nom

• Adresse complète

• Adresse courriel

• Numéros de téléphone

• Date de naissance

• Numéro d’assurance social

• État civil

• Renseignements sur le/la conjoint.e (Nom, coordonnées et date de naissance)

• Renseignements sur les enfants (Nom, coordonnées et date de naissance)

• Lieu de naissance

• Noms des parents

• Profession

• Date de décès

• Lieu de décès

• Numéro de constat de décès (SP-3)

• Date de crémation

• Numéro du jeton de crémation

• Renseignements bancaires

• Numéro de carte de crédit

• Testament

• Mandat d’inaptitude

• Procuration bancaire

Conservation des renseignements personnels

Le personnel de l’entreprise assure la confidentialité des renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions. Pour ce faire, il :

• Respecte les politiques, directives et procédures visant la protection des renseignements personnels;

• Ne révèle aucun renseignement personnel dont il a pris connaissance dans l’exercice de ses fonctions sans y être autorisé;

• Participe aux activités de formation et de sensibilisation offertes;

• Accède seulement aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions;

• S’assure que les renseignements personnels qu’il utilise sont complets, à jour et exacts pour servir aux fins pour lesquelles l’entreprise les recueille ou les utilise;

• Ne conserve aucun renseignement personnel porté à sa connaissance dans le cadre de l’exercice de ses fonctions et continue d’en préserver la confidentialité.

Utilisation des renseignements personnels

Les employés n’utilisent les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Toute autre utilisation doit être préalablement autorisée par le gestionnaire ou le responsable de l’accès.
Ces derniers s’assurent que cette nouvelle utilisation est conforme à la loi (autorisée par la loi ou requiert le consentement de la personne concernée). Les membres du personnel de la Compagnie St-Charles utilisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions et doivent :

• Limiter l’utilisation qu’ils en font aux fins de l’exercice de leurs fonctions;

• S’assurer d’en préserver la confidentialité en toutes circonstances;

• Informer sans délai leur supérieur immédiat et le responsable de l’accès de toute situation où la confidentialité de renseignements personnels pourrait avoir été compromise;

Exactitude de vos renseignements personnels et mise à jour

Il est possible de demander une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. La Direction s’efforce de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que l’employé identifie comme étant inexacts ou incomplets.

De ce fait, il est essentiel que les informations contenues au dossier soient exactes et mises à jour régulièrement. Advenant le cas qu’un usagé désire modifier ses renseignements, il doit communiquer avec une personne de référence dans l’organisation.

Personne de références dans l’organisation

Dans le but de garantir la sécurité de vos informations, l'entreprise a sélectionné des partenaires clés spécialisés dans la protection de vos renseignements.

Nom

Responsabilité(s)

Courriel

François Chapdelaine 

Directeur général

fchapdelaine@cimetierestcharles.ca

Cathleen Aubé

Coordonnatrice Processus administratifs

caube@compagniestcharles.ca

Possibilité de porter plainte

En cas de non-respect de cette présente politique, l’organisation donne la possibilité de porter plainte.

Cette plainte pourra être portée directement à la personne de référence de l’organisation, à l’adresse courriel figurant ci-haut.

Formation et sensibilisation

Afin d’assurer une amélioration et une continuation de la protection des renseignements personnels, les employés ont des formations leur permettant de développer une compréhension approfondie des bonnes pratiques de protection des données et encourager une culture de respect de la vie privée.

L’entreprise s’engage à présenter la présente politique à l’ensemble de ses employés. L’équipe aura ensuite des formations de sensibilisation annuellement afin de s’assurer que les règlements et les obligations de la loi 25 sont bien compris, puis des rappels ponctuels lors de réunions d’équipe.

L’engagement de la direction

L’organisation s’engage à promouvoir et soutenir une culture de respect et de protection des renseignements personnels. Dans ce sens, la Compagnie St-Charles met sur pied plusieurs mesures visant la protection des renseignements. En voici quelques-unes :

• Système de sécurité (Contrôle d’accès, caméras, détection d’intrusion, …)

• Bureaux et classeurs verrouillés

• Restriction des accès employés

• Utilisation de mots de passe et de chiffrement

• Utilisation de pare-feu et de logiciels d’antivirus

• Réseau et serveurs sécurisés

• Destruction et suppression de l’information des dossiers employés inactifs

Destruction des renseignements personnels

Les employés de la Compagnie St-Charles détruisent de façon sécuritaire les renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies, suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents.

Révision

Cette politique est révisée au besoin sans excéder l’échéance d’une période de 3 ans débutant à la date de son adoption ou de sa dernière révision.

Entrée en vigueur et révision 

Cette politique sur la protection des renseignements personnels entre en vigueur le 22 septembre 2023.

Pour en savoir plus sur la loi 25, consulter le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.